Datganiad Llywodraethu Corfforaethol

Mae Prifysgol Glyndŵr Wrecsam wedi ymrwymo i ddangos yr arfer orau ym mhob agwedd o lywodraethu corfforaethol. Mae’r grynodeb hon yn disgrifio’r modd mae’r Brifysgol wedi gweithredu’r egwyddorion llywodraethu da yn ystod y flwyddyn a hyd at ddyddiad cymeradwyo’r datganiadau ariannol.   

Mae gan y Brifysgol ddyletswydd i gynnal trafodion mewn modd cyfrifol a thryloyw, ac i ystyried gofynion cyrff cyllido, y safonau mewn bywyd cyhoeddus a gyhoeddwyd gan Bwyllgor Nolan, y Cod Cyfun, Cod Llywodraethu Corfforaethol y Deyrnas Unedig fel mae’n berthnasol i Addysg Uwch a Chod Llywodraethu Addysg Uwch y Pwyllgor Cadeiryddion Prifysgolion (2014) [fel y’i diwygiwyd].

Mae Bwrdd Llywodraethwyr y Brifysgol yn gyfrifol am systemau rheolaeth fewnol y Brifysgol a’r Grŵp, ac am adolygu eu heffeithiolrwydd. Dyluniwyd systemau o’r fath i reoli yn hytrach na dileu’r risg o fethu â chyflawni polisïau, nodau ac amcanion a gall ddarparu sicrwydd rhesymol yn unig, nid absoliwt, ynghylch colledion neu gamddatganiadau perthnasol. 

Mae’r Bwrdd Llywodraethwyr wedi mabwysiadu datganiad prif gyfrifoldebau, a gyhoeddir ar wefan y Brifysgol ac a adolygir o leiaf bob dwy flynedd. Mae’r datganiad hwn yn nodi cyfrifoldebau’r Bwrdd yng nghyswllt cynnal busnes cyhoeddus yn briodol, cynllunio strategol, monitro effeithlonrwydd a pherfformiad, cyllid, archwilio, rheoli’r ystad, rheoli adnoddau dynol, cydraddoldeb ac amrywiaeth, lles myfyrwyr, iechyd a diogelwch, penodi Swyddogion y Brifysgol a sicrhau bod trefniadau’n bodoli ar gyfer llywodraethu academaidd effeithiol ac ansawdd a safonau rhaglenni addysgol. 

Mae’r Bwrdd Llywodraethwyr yn cyfarfod o leiaf bum gwaith y flwyddyn ac mae ganddo nifer o bwyllgorau: Y Pwyllgor Archwilio; y Pwyllgor Strategaeth a Chyllid; y Pwyllgor Adnoddau Dynol; y Pwyllgor Cydnabyddiaeth Ariannol a’r Pwyllgor Llywodraethu ac Enwebiadau. Mae gan yr holl bwyllgorau hyn gyfansoddiad ffurfiol gyda chylch gwaith, sy’n cael eu hadolygu’n flynyddol, ac maent yn cynnwys aelodau annibynnol yn bennaf. Mae pob pwyllgor yn cael ei gadeirio gan lywodraethwr annibynnol. Mae’r holl bwyllgorau’n adolygu ac yn myfyrio ar eu gwaith, ac yn darparu adroddiad blynyddol i’r Bwrdd Llywodraethwyr. 

Mae gan y Pwyllgor Strategaeth a Chyllid gylch gorchwyl ariannol yn ogystal â strategol. O ran ei gylch gorchwyl ariannol, mae’r Pwyllgor yn ystyried ac yn argymell cyllidebau blynyddol y Brifysgol a’r Grŵp i’r Bwrdd Llywodraethwyr ac yn monitro’r perfformiad yn erbyn y cyllidebau.  O ran ei gylch gorchwyl strategol mae’r Pwyllgor yn monitro materion strategol ac yn cynghori’r Bwrdd Llywodraethwyr ynghylch cyfeiriad strategol y Brifysgol yn ogystal â rhoi ystyriaeth ddechreuol i a chynghori’r Bwrdd ar fusnes o bwys penodol neu’n arbennig o gymhleth nad yw’n dod o dan gylch gorchwyl pwyllgorau eraill y Bwrdd.

 Mae’r Pwyllgor Llywodraethu ac Enwebiadau’n cyfarfod hyd at dair gwaith y flwyddyn ac yn gwneud argymhellion i’r Bwrdd Llywodraethwyr o ran penodi llywodraethwyr newydd yn unol â’r Offeryn ac Erthyglau Llywodraethu a rheolau sefydlog y Brifysgol. Mae’r Pwyllgor yn cynnwys un aelod allanol cyfetholedig nad yw’n aelod o’r Bwrdd Llywodraethwyr. Mae’r Pwyllgor yn monitro cydbwysedd y sgiliau, arbenigedd a phrofiad ymhlith yr aelodaeth, ar ran y Bwrdd, er mwyn sicrhau ei fod yn darparu arweinyddiaeth briodol i’r Brifysgol i weithredu’n effeithiol wrth gadw trosolwg ar faterion y Brifysgol. Ceisia’r Bwrdd ddileu unrhyw rwystrau a allai atal pobl rhag mynegi diddordeb mewn bod yn aelod o’r Bwrdd ac mae’r Pwyllgor yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob cefndir i’w hystyried ar gyfer eu penodi wrth chwilio i lenwi seddi gwag, gyda’r nod o sicrhau aelodaeth gytbwys sy’n adlewyrchu amrywiaeth y Brifysgol, ei gweithgareddau a’r rhanbarth. Roedd cydbwysedd rhywedd yr aelodaeth ar ddiwedd y flwyddyn academaidd yn 45% benywod a 55% gwrywod, ychydig yn uwch na’r cyfartaledd o 40% o ferched ar gyrff llywodraethu sefydliadau Addysg Uwch yn y Deyrnas Unedig, gan ei wneud ymhlith y 55% o gyrff llywodraethu sydd â chydbwysedd rhywedd rhwng 40% a 60% benywod[1]. Mae’r Pwyllgor Enwebiadau a Llywodraethu’n ymdrechu i wella’r cydbwysedd rhywedd ac amrywiaeth gyffredinol y Bwrdd wrth recriwtio i leoedd gwag ar y Bwrdd. 

Mae’r Pwyllgor Adnoddau Dynol yn cyfarfod bedair gwaith y flwyddyn ac yn monitro iechyd a diogelwch, materion cydraddoldeb ac amrywiaeth ac yn ystyried data’n ymwneud â staff a pholisïau a gweithdrefnau. Mae’r Pwyllgor yn cynnwys un aelod allanol cyfetholedig nad yw’n aelod o’r Bwrdd Llywodraethwyr. 

Mae’r Pwyllgor Cydnabyddiaeth Ariannol yn cyfarfod ddwywaith y flwyddyn, y tro cyntaf i ystyried y datganiad polisi tâl blynyddol y mae’n ofynnol i’r Brifysgol ei gwneud ar gael i’r cyhoedd. Gwnaeth ail gyfarfod y Pwyllgor ym mis Mehefin 2019 ystyried cydnabyddiaeth ariannol deiliaid uwch swyddi yn unol â’r arfer flynyddol, a chyflwynwyd adroddiad i’r Bwrdd llawn ynghylch ei benderfyniadau. 

Mae’r Pwyllgor Archwilio yn cyfarfod bedair gwaith y flwyddyn, gydag archwilwyr mewnol ac allanol yn bresennol. Mae’r Pwyllgor yn cynnwys tri aelod allanol cyfetholedig o’r sector cyhoeddus a’r sector preifat, nad ydynt yn aelodau o’r Bwrdd Llywodraethwyr, sy’n darparu barn a safbwynt allanol yn nhrafodaethau’r Pwyllgor. Mae uwch reolwyr y Brifysgol yn dod i gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio fel bo angen, ond nid ydynt yn aelodau ohono. Mae’r Pwyllgor Archwilio yn ystyried adroddiadau archwilio mewnol manwl sy’n cynnwys argymhellion ar gyfer gwella system rheolaethau mewnol y Brifysgol ac mae’n monitro gweithredu’r argymhellion. Ar ddechrau pob cyfarfod mae’r aelodau’n cyfarfod yn breifat gydag archwilwyr mewnol ac allanol y Brifysgol heb swyddogion yn bresennol. Mae’r Pwyllgor Archwilio yn cynnal asesiad blynyddol o’i effeithiolrwydd ei hun.   

Cedwir Cofrestr Buddiannau aelodau’r Bwrdd ac aelodau cyfetholedig y Pwyllgorau ac mae ar gael i’r cyhoedd; ac unrhyw ddatganiad o unrhyw wrthdaro buddiannau a wneir ar ddechrau pob cyfarfod Bwrdd a Phwyllgor. 

Mae’r Bwrdd yn cynnal adolygiadau effeithlonrwydd, yn unol â gofynion Cod Llywodraethu Addysg Uwch y Pwyllgor Cadeiryddion Prifysgolion, o leiaf bob pedair blynedd; a chynhaliwyd adolygiad yn ystod 2017/18 gan hwylusydd allanol. Yn ystod 2018/19 mae’r Bwrdd wedi monitro’r cynllun gweithredu i weithredu’r argymhellion yn deillio o’i adolygiad effeithlonrwydd llawn diwethaf a gwnaed cynnydd da. 

Mae’r cyfrifoldeb am wreiddio rheoli risg ar draws y Brifysgol a chynnal trosolwg o’r risgiau sefydliadol lefel uchel allweddol gyda Bwrdd yr Is-ganghellor, sy’n derbyn adroddiadau am risgiau a nodwyd ac yn ystyried y materion rheoli cysylltiedig. Mae’r Pwyllgor Archwilio yn derbyn ac yn archwilio’r gofrestr risgiau corfforaethol strategol ym mhob cyfarfod, i gynorthwyo i hysbysu’r rhaglen archwilio mewnol ar sail treigl. Mae’r Pwyllgor Archwilio yn derbyn ac yn ystyried adroddiad gan ddarparydd archwilio annibynnol y Brifysgol, RSM LLP, yn flynyddol ar y prosesau rheoli risg. Mae’r gofrestr risgiau corfforaethol wedi’i hadolygu gan y Bwrdd Llywodraethwyr yn ystod y flwyddyn.    

Mae’r Pwyllgor Archwilio yn derbyn adroddiadau rheolaidd gan archwilwyr mewnol ac allanol y Grŵp ac unrhyw argymhellion ar gyfer gwella. Mae adroddiadau cynnydd o ran gweithredu’r argymhelion yn cael eu monitro gan Fwrdd yr Is-ganghellor yn ogystal â’r Pwyllgor Archwilio. Hysbysir y sicrwydd i’r Bwrdd Llywodraethwyr am effeithiolrwydd y system risgiau a rheolaeth fewnol gan waith yr uwch reolwyr yn y Brifysgol, sydd â chyfrifoldeb am ddatblygu a chynnal y fframwaith rheolaeth fewnol, a ystyrir gan y Pwyllgor Archwilio; a sylwadau a wnaed gan yr archwilwyr mewnol yn eu hadroddiad blynyddol a’r archwilwyr allanol yn eu llythyr rheoli. 

Rheolaeth fewnol

Roedd prif elfennau system rheolaethau mewnol y Grŵp, wedi’u dylunio i gyflawni’r cyfrifoldebau a nodir uchod, yn cynnwys y canlynol:  

 ·   Diffiniadau clir y cyfrifioldebau, a’r awdurdod wedi’i ddirprwyo i uwch reolwyr a phenaethiaid meysydd academaidd a phroffesiynol;

 ·   Proses gynllunio tymor canolig a thymor byr, wedi’i ategu gan gyllidebau manwl yn nodi’r incwm, gwariant, cyfalaf a llif arian blynyddol;

 ·    Adolygu recriwtio myfyrwyr yn rheolaidd ac adolygu’r canlyniadau ariannol yn rheolaidd, yn cynnwys adrodd ar amrywiadau a diweddariadau ar y sefyllfaoedd alldro a ragfynegir;

 ·  Gofynion wedi’i diffinio’n glir a’u ffurfioli i gymeradwyo a rheoli gwariant, gyda phenderfyniadau buddsoddi ynghylch gwariant cyfalaf neu refeniw yn ddarostyngedig i arfarniad ffurfiol manwl ac adolygiad yn unol â’r lefel cymeradwy a bennwyd gan y Bwrdd Llywodraethwyr;

 ·   Rheoliadau Ariannol Cynhwysfawr, yn nodi’r rheolaethau a’r gweithdrefnau ariannol, wedi’u cymeradwyo gan y Bwrdd Llywodraethwyr;

 ·  Tîm Archwilio Mewnol annibynnol proffesiynol y mae eu rhaglen flynyddol yn cael ei chymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio;  

 ·     Cysylltu adnabod a rheoli risgiau gyda chyflawni amcanion strategol y Brifysgol trwy’r broses gynllunio;

 ·    Gwerthuso tebygolrwydd ac effaith risgiau’n cael eu gwireddu fel rhan o’r un broses, a sefydlu mesurau lleddfu;

 ·  Gwreiddio rheoli risgiau a phrosesau rheoli mewnol yng ngweithrediad parhaus yr holl adrannau academaidd a gwasanaethau proffesiynol;

 ·    Adroddiadau rheolaidd i’r Pwyllgor Archwilio, ac yna i’r Bwrdd Llywodraethwyr, ar risgiau a rheolaethau mewnol; ac

 ·    Adroddiadau i’r Bwrdd Llywodraethwyr ar brif ganlyniadau adnabod a gwerthuso risgiau ac adolygu eu rheoli. 

 Mae’r Pwyllgor Archwilio, ar ran y Bwrdd Llywodraethwyr, wedi adolygu effeithiolrwydd system rheolaethau mewnol y Brifysgol.

Mae’r Bwrdd Llywodraethwyr yn cadw at ddarpariaethau’r Cod Llywodraethu Addysg Uwch (2014) [fel y’i diwygiwyd] a gyhoeddwyd gan y Pwyllgor Cadeiryddion Prifysgolion; ac mae adroddiad adolygiad effeithiolrwydd y Bwrdd yn ystod 2017/18 wedi cadarnhau hyn. Nid oedd unrhyw faterion arwyddocaol yn codi yn ystod 2018/19 yng nghyswllt Llywodraethu Corfforaethol.

Cymeradwywyd gan Fwrdd Llywodraethwyr  Tachwedd 2019